Polanotes 개인정보처리방침

1. 총칙

(주)폴라리스오피스(이하 '회사')은(는) 정보주체의 자유와 권리 보호를 위해 「개인정보 보호법」 및 관계 법령이 정한 바를 준수하여, 적법하게 개인정보를 처리하고 안전하게 관리하고 있습니다. 이에 「개인정보 보호법」 제30조에 따라 정보주체에게 개인정보의 처리와 보호에 관한 절차 및 기준을 안내하고, 이와 관련한 고충을 신속하고 원활하게 처리할 수 있도록 하기 위하여 다음과 같이 개인정보 처리방침을 수립・공개합니다.

EU 거주자, 일본 거주자, 미국 거주자를 위한 처리방침은 하단에서 내용을 확인할 수 있습니다.

2. 개인정보의 처리 목적

회사는 수집한 개인정보를 다음과 같은 목적을 위해 처리합니다.

1. 회원 식별/가입의사 확인, 본인/연령 확인
2. 14세 미만 아동의 개인정보 수집 시 법정 대리인 동의여부 확인, 법정 대리인 권리행사 시 본인 확인
3. 문의사항 또는 불만처리, 공지사항 전달
4. 유료서비스 이용 시 콘텐츠 등의 전송이나 배송·요금 정산
5. 서비스 재화 이용 시 재화의 이용 기록, 빈도 및 재화에 대한 통계
6. 서비스의 원활한 운영에 지장을 주는 행위(계정 도용 및 부정 이용 행위 등 포함)에 대한 방지 및 제재
7. 인구통계학적 특성과 이용자의 관심, 기호, 성향의 추정을 통한 맞춤형 콘텐츠 추천 및 이벤트, 광고 등 마케팅에 활용
8. 신규 서비스 개발 및 서비스 기능 개선, 개인화된 서비스 제공, 프라이버시 보호를 위한 서비스 환경 구축
9. 서비스 이용 기록, 접속 빈도 및 서비스 이용에 대한 통계

3. 수집하는 개인정보 항목 및 수집 방법

(1) 수집하는 개인정보 항목

회사는 다음과 같은 개인정보를 수집할 수 있습니다.

(2) 개인정보 수집 방법

1. 소셜 로그인을 연동하여 회원가입 시
2. 쿠키에 의한 자동 수집 (플랫폼, 기기 정보 등)
3. 고객 지원 서비스 이용 시
4. 서비스 이용 과정에서 이용자가 개인정보 수집에 동의하고 직접 정보 입력 시
5. 온/오프라인에서 진행되는 이벤트/행사 참여 시

4. 14세 미만 아동의 개인정보 처리에 관한 사항

1. 회사는 14세 미만 아동의 개인정보를 처리하기 위하여 동의가 필요한 경우에는 해당 아동의 법정대리인으로부터 동의를 받습니다.
2. 회사는 14세 미만 아동의 개인정보 처리에 관하여 그 법정대리인의 동의를 받을 때에는 아동에게 법정대리인의 성명, 연락처와 같이 최소 한의 정보를 요구할 수 있으며, 서면 동의서와 보호 의무자임을 증명하는 서면 자료를 이메일로 첨부하여 회사에 제출해야 합니다. 회사는 동의 표시를 확인하였음을 이메일로 발송합니다.

개인정보 담당 및 열람청구 접수처리 부서

• 부서: 고객지원
• 메일: support@polarisoffice.com
• 연락처: 1566-1102

5. 개인정보의 보관 및 파기

(1) 보관 기간

1. 회원 탈퇴

   회원 탈퇴 시 최대 30일까지 계정을 비활성화합니다. 계정이 비활성화되면 이용자의 이름(또는 닉네임), 아이디, 서비스 이용 내역 등을 더 이상 볼 수 없으며 이용자의 데이터는 삭제 대기 상태가 됩니다. 계정이 비활성화된 날로부터 최대 30일 이내에 계정을 복구할 수 있습니다. 복구하지 않은 경우 개인정보는 즉시 파기됩니다. 단, 관련 법령에 따라 일정 기간 보관해야 하는 정보는 예외로 합니다.

   1. 관계 법령 위반에 따른 수사・조사 등이 진행 중인 경우에는 해당 사유 종료 시까지
   2. 서비스 이용에 따른 채권・채무관계가 잔존하는 경우 정산 시까지
   3. 서비스 부정 이용으로 인한 회원의 데이터는 최대 1년간 별도 분리보관 후 파기
2. 수집 및 이용 동의 철회
3. 수집 및 이용 목적 달성
4. 법적 보관 기간:
   1. 계약 또는 청약철회 관련 기록: 5년 (전자상거래법)
   2. 소비자 불만 또는 분쟁 처리 기록: 3년 (전자상거래법)
   3. 전자금융거래 기록: 5년 (전자금융거래법)
   4. 로그인 기록, IP: 3개월 (통신비밀보호법)

(2) 개인정보 파기 절차 및 방법

1. 전자적 파일 형태: 복구할 수 없는 방식으로 영구 삭제
2. 종이 문서 형태: 분쇄 또는 소각

6. 개인정보의 제3자 제공 및 처리 업무 위탁

(1) 제3자 제공

회사는 다음과 같은 경우에 이용자의 개인정보를 제3자에게 제공합니다.

1. 회원이 사전에 동의한 경우

   개인정보 제3자 제공 시, 회사는 이용자에게 개인정보를 받는 자, 그의 이용목적, 제공되는 개인정보의 항목, 개인정보의 보유 및 이용기간을 사전에 고지하고 이에 대해 명시적・개별적으로 동의를 얻습니다.

2. 관련 법령에 특별한 규정이 있는 경우, 수사, 조사 목적으로 법령에 정해진 절차와 방법에 따라 수사기관 및 감독당국의 요구가 있는 경우

(2) 개인정보 처리 업무 위탁

회사는 원활한 개인정보 업무처리를 위하여 다음과 같이 개인정보 처리업무를 위탁하고 있습니다.

• 개인정보 처리 업무 위탁 현황

회사는 위탁계약 체결 시 「개인정보 보호법」 제26조에 따라 위탁업무 수행목적 외 개인정보 처리금지, 기술적・관리적 보호조치, 재위탁 제한, 수탁자에 대한 관리・감독, 손해배상 등 책임에 관한 사항을 계약서 등 문서에 명시하고, 수탁자가 개인정보를 안전하게 처리하는지를 감독하고 있습니다. 「개인정보 보호법」 제26조 제6항에 따라 수탁자가 당사의 개인정보 처리업무를 재위탁하는 경우 회사의 동의를 받고 있습니다. 위탁업무의 내용이나 수탁자가 변경될 경우에는 지체없이 본 개인정보 처리방침을 통하여 공개하도록 하겠습니다.

7. 개인정보의 국외 이전

(1) 국외 이전

서비스는 글로벌 서비스를 제공하기 위해 개인정보를 해외에 저장할 수 있습니다.

개인정보 국외 이전을 거부하시려면 [문의 이메일: support@polarisoffice.com]로 연락해 주시기 바랍니다.

다만, 서비스 제공을 위해 기술적으로 필수적인 경우에는 일부 기능 이용이 제한될 수 있습니다.

8. 이용자의 권리 및 행사 방법

이용자는 언제든지 자신의 개인정보에 대해 다음과 같은 권리를 행사할 수 있습니다.

1. 정보를 제공받을 권리
   1. 회사는 개인정보 처리 전에 이용자에게 법적 고지사항을 알리고 동의를 얻습니다. 개인정보 처리와 관련된 전반적인 내용은 본 개인정보 처리방침을 통해 언제든지 확인할 수 있습니다.
2. 개인정보 열람권권, 수정권
   1. 이용자는 [마이페이지]에서 개인정보를 열람, 수정할 수 있습니다.
3. 개인정보 삭제권 및 동의 철회
   1. 이용자는 [마이페이지]에서 언제든지 본인의 개인정보를 삭제하거나, 개인정보 수집 및 이용 동의를 철회할 수 있습니다.
4. 계정 탈퇴 요청 및 처리 정지 권리
   1. 이용자는 [마이페이지] > [계정 설정] > [계정 정보]에서 "회원 탈퇴"를 통해 탈퇴할 수 있습니다. 탈퇴한 회원의 개인정보는 "4. 개인정보의 보관 및 파기"에 명시된 바에 따라 처리합니다.
   2. 이용자는 본인의 개인정보 처리 정지를 요구할 수 있습니다.

이용자는 [문의 이메일: support@polarisoffice.com]을 통해 요청할 수 있으며, 회사는 관련 법령에 따라 적절히 대응하겠습니다.

9. 개인정보 보호를 위한 보안 조치

회사는 개인정보 보호를 위해 다음과 같은 조치를 시행하고 있습니다.

1. 기술적 보호조치: 데이터 암호화, 방화벽 적용, 접근 통제
2. 관리적 보호조치: 직원 교육, 개인정보 접근권한 관리
3. 물리적 보호조치: 서버 접근 제한, 보안 시설 운영

10. 쿠키(Cookie)

회사는 사용자 경험 개선을 위해 쿠키 및 유사 기술을 사용할 수 있습니다. 이용자는 브라우저 설정을 통해 쿠키 저장을 거부할 수 있습니다.

쿠키 정책은 쿠키 정책에서 확인할 수 있습니다.

11. 개인정보 보호책임자 및 문의처

개인정보 보호에 관한 질문이나 문의가 있는 경우 또는 고객 지원이 필요한 경우 아래에 기재된 연락처로 문의해 주시기 바랍니다.

개인정보 보호책임자

• 성명: Miles Haeseok Lee (CISO/CPO)
• 부서: 사업본부
• 메일: support@polarisoffice.com
• 연락처: 1566-1102

개인정보 담당 및 열람청구 접수처리 부서

• 부서: 고객지원
• 메일: support@polarisoffice.com
• 연락처: 1566-1102

불만 신고 및 감독 기관 연락처

• GDPR: 이용자는 유럽 각국의 데이터 보호 기관에 불만을 제기할 권리가 있습니다. (해당 기관 목록)
• CCPA: 캘리포니아주 법무부(California Consumer Privacy Act (CCPA))

12. 권익침해 구제방법

정보주체는 개인정보침해로 인한 구제를 받기 위하여 개인정보분쟁조정위원회, 한국인터넷진흥원 개인정보침해신고센터 등에 분쟁해결이 나 상담 등을 신청할 수 있습니다. 이 밖에 기타 개인정보침해의 신고, 상담에 대하여는 아래의 기관에 문의하시기 바랍니다.

1. 개인정보 분쟁조정위원회: (국번없이) 1833-6972 (www.kopico.go.kr)
2. 개인정보침해신고센터 : (국번없이) 118 (privacy.kisa.or.kr)
3. 대검찰청 : (국번없이) 1301 (대검찰청)
4. 경찰청 : (국번없이) 182 (사이버범죄 신고시스템 (ECRM))

회사는 정보주체의 개인정보자기결정권을 보장하고, 개인정보 침해로 인한 상담 및 피해 구제를 위해 노력하고 있으며, 신고나 상담이 필요 한 경우 아래의 담당부서로 연락해 주시기 바랍니다.

개인정보보호 관련 고객 상담 및 신고

• 부서: 고객지원
• 메일: support@polarisoffice.com
• 연락처: 1566-1102

13. 정책 변경 및 고지

본 개인정보 처리방침은 변경될 수 있으며, 중요한 변경 사항이 있을 경우 이용자에게 사전 고지(이메일)됩니다. 최신 버전은 홈페이지에서 확인할 수 있습니다.

공고 일자: 2025년 04월 04일

시행 일자: 2025년 04월 04일

[부칙] 유럽 거주자를 위한 개인정보 처리방침 (GDPR)

1. 법적 근거

본 회사는 유럽연합 일반 개인정보 보호법(GDPR)에 따라 개인정보를 처리하며, 다음과 같은 법적 근거에 따라 정보를 수집 및 처리합니다.

• 계약 이행: 서비스 이용을 위해 필요한 경우
• 법적 의무 준수: 유럽 연합 및 각국 법률 준수를 위해 필요한 경우
• 정당한 이익: 서비스 개선 및 보안 강화를 위해 필요한 경우
• 이용자의 동의: 특정 목적을 위해 이용자의 명시적 동의를 받은 경우

2. 개인정보 국외 이전

• 개인정보는 Amazon Web Services(AWS) 및 글로벌 서버에 저장될 수 있으며, 이 경우 표준계약조항(SCCs) 또는 동등한 보호 조치를 적용하여 보호됩니다.
• 이전 국가: 미국, 일본, 싱가포르 등
• 이전 목적: 클라우드 서비스 운영 및 데이터 백업

3. 이용자의 권리 (GDPR 15조~21조 기준)

이용자는 GDPR에 따라 다음과 같은 권리를 가집니다.

• 개인정보 열람 요청권 (Right of Access)
• 개인정보 정정 요청권 (Right to Rectification)
• 개인정보 삭제 요청권 (Right to Erasure, '잊혀질 권리')
• 처리 제한 요청권 (Right to Restriction of Processing)
• 데이터 이동권 (Right to Data Portability)
• 개인정보 처리 반대권 (Right to Object)

이용자의 권리 행사는 “8. 이용자의 권리 및 행사 방법”를 따르며, 그 밖의 항목은 support@polarisoffice.com로 연락하여 요청할 수 있습니다

[부칙] 일본 거주자를 위한 개인정보 처리방침 (APPI)

1. 개인정보 보호법(APPI) 준수

본 회사는 일본 개인정보 보호법(APPI)을 준수하며, 개인정보 보호위원회(PPC)의 지침에 따라 이용자의 정보를 안전하게 처리합니다.

2. 개인정보 국외 이전

• 개인정보는 Amazon Web Services(AWS) 및 글로벌 서버에 저장될 수 있으며, 이 경우 일본 개인정보 보호법이 정한 보호 조치를 따릅니다.
• 이전 국가: 미국, 유럽, 싱가포르 등
• 이전 목적: 클라우드 서비스 운영 및 데이터 백업

3. 이용자의 권리

이용자는 APPI에 따라 다음과 같은 권리를 가질 수 있습니다.

• 개시 요구권
• 정보의 정정 요구권
• 정보이용의 정지 요구권
• 삭제 요구권

이용자의 권리 행사는 “8. 이용자의 권리 및 행사 방법”를 따르며, 그 밖의 항목은 support@polarisoffice.com로 연락하여 요청할 수 있습니다.

4. 익명 가공정보의 처리

회사는 익명 가공정보를 생성 및 활용할 수 있으며, 해당 데이터는 특정 개인을 식별할 수 없는 형태로 가공됩니다.

[부칙] 미국 거주자를 위한 개인정보 처리방침 (CCPA & CPRA)

1. 캘리포니아 소비자 개인정보 보호법(CCPA) 및 캘리포니아 개인정보 권리법(CPRA) 준수

본 회사는 미국 캘리포니아 소비자 개인정보 보호법(CCPA) 및 캘리포니아 개인정보 권리법(CPRA)을 준수하여 이용자의 정보를 보호합니다.

2. 수집하는 개인정보의 종류

회사가 작년에 수집한 개인 정보 및 수집 방법에 대한 자세한 내용은 “3. 수집하는 개인정보 항목 및 수집 방법”을 참조하세요. 수집한 개인 정 보의 수집 목적에 대해서는 “2. 개인정보의 처리 목적”을 참조하세요. 공유 대상 및 보관 기간에 대한 자세한 내용은 “6. 개인정보의 제3자 제 공 및 처리 업무 위탁”를 참조하세요.

3. 개인정보 국외 이전

• 개인정보는 Amazon Web Services(AWS) 및 글로벌 서버에 저장될 수 있으며, 미국 내 개인정보 보호 규정을 준수하여 처리됩니다.

4. 이용자의 권리 (CCPA & CPRA 기준)

캘리포니아 거주자는 다음과 같은 권리를 가집니다.

• 개인정보 열람 요청 (Right to Know)
• 개인정보 삭제 요청 (Right to Delete)
• 개인정보 판매 거부 요청 (Right to Opt-Out of Sale)
• 개인정보 정정 요청 (Right to Correct)
• 자동화된 의사결정 반대권 (Right to Opt-Out of Automated Decision-Making)
• 차별취급 금지(Right to Non-Discrimination)

이용자의 권리 행사는 “8. 이용자의 권리 및 행사 방법”를 따르며, 그 밖의 항목은 support@polarisoffice.com로 연락하여 요청할 수 있습니다.

5. 'Do Not Sell My Personal Information'

본 서비스는 이용자의 개인정보를 판매하지 않습니다. 다만, 맞춤형 광고 제공을 위해 광고 파트너(예: Google, Meta 등)와 일부 데이터를 공유할 수 있으며, 사용자는 ‘Do Not Sell or Share My Personal Information’ 옵션을 통해 이를 거부할 수 있습니다